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Conserver la version d’un document liée à une intervention

selami

Bonjour,

j’évalue actuellement Gestan pour le suivi d’interventions techniques et des documents utilisés par les techniciens.

Je ne l’utilise pas encore dans un environnement de production.

Le besoin concerne les procédures, instructions de travail et fiches de contrôle associées à une intervention.

Prenons un exemple simple.

Un technicien réalise une intervention en utilisant la révision 4 d’une procédure. Quelques mois plus tard, cette procédure est remplacée par la révision 5.

L’intervention déjà terminée doit continuer à indiquer que la révision 4 a été utilisée. Elle ne doit pas afficher automatiquement le nouveau fichier.

L’objectif serait de conserver pour chaque intervention :

le nom du document
son numéro de révision
le fichier utilisé au moment de l’intervention
la date de mise en vigueur
la personne ayant validé cette révision
la date de validation

Les utilisateurs ordinaires devraient uniquement voir la révision actuellement approuvée lorsqu’ils créent une nouvelle intervention.

Les anciennes révisions devraient rester accessibles dans l’historique, mais ne plus pouvoir être sélectionnées par erreur.

Quelle serait la méthode la plus fiable dans Gestan ?

Faut-il joindre une copie du fichier directement à chaque intervention ou peut-on créer un lien vers un document central tout en conservant la révision historique ?

Je voudrais également savoir ce qui se passe si un fichier joint est remplacé ou renommé après la clôture de l’intervention.

Est-ce que l’intervention conserve l’ancien fichier ou affiche-t-elle la version la plus récente portant le même nom ?

Je travaille sur la documentation des systèmes de management et je maintiens isochecklist.com. J’ai résumé le besoin général sur cette page consacrée au contrôle des versions et des documents approuvés.

Le site m’appartient. Le lien sert uniquement à expliquer pourquoi il est important de conserver la version exacte utilisée lors d’une intervention. Il ne s’agit pas d’une documentation Gestan.

Je cherche surtout une solution simple qui évite de créer manuellement plusieurs copies inutiles tout en gardant un historique fiable.

Comment gérez-vous ce type de document dans Gestan ?

Gestan

Je vois deux grandes voies gratuites pour cela :

Nativement, vous pouvez lier tout type de document à une intervention. Donc vous pouvez lier à une intervention, dès sa création, à un document qui comporterait le nom du document, n° de révision, dates, et autres éléments etc. Par une simple convention de nommage, vous pouvez spécifier que ce document est le document qui est la référence pour l’intervention (s’il y en a plusieurs liés à l’intervention). C’est une solution assez intuitive, mais qui ne “colle” pas automatiquement la bonne fiche de référence à la création d’une fiche d’inter, il faut le faire soi-même.
vous pouvez stocker, dans un répertoire séparé de Gestan, vos fichiers nommés de la façons suivante refecence_xxxxxxx_date1_date2.pdf dans lequel xxxxx serait la dénomination du type d’intervention, date1 et date2 les dates de début et de fin d’application de la fiche de référence. Là, c’est une solution qui a l’avantage de ne stocker qu’un seul exemplaire de chaque version de chaque fiche, mais qui est très manuelle.

Cependant, dans ce genre de besoin spécifique métier, à mon avis le plus pertinent reste le développement d’une extension Gestan spécialisée qui réponde au plus près de votre besoin.

On pourrait imaginer quelque chose comme cela :

deux écrans spécifiques (une table et une fiche) pour gérer vos fiches de référence dans leurs différentes versions : on aurait une table des différents documents de référence, stockés en binaire dans la base (pour éviter les problèmes de renommage ou suppression manuelle de fichier, s’agissant de sécurité ou de norme, c’est recommandé), accessible seulement aux utilisateurs Gestan déclarés comme admins sur la base. La fiche de référence comportera la mention des dates début et fin d’application, les autres éléments que vous précisez (nom, n° de version, etc), et le genre d’intervention à laquelle elle s’applique. Cela permet de conserver en un lieu unique toutes les versions de toutes les fiches de référence, en un seul exemplaire.
un onglet spécifique supplémentaire dans la fiche d’intervention. Sur cet onglet, il y aura simplement la mention de la fiche de référence valide pour le genre d’intervention sélectionnée, à sa date de réalisation prévue, et la possibilité de l’afficher/l’imprimer. A la création d’une intervention, dès le choix de la date d’intervention et de son genre, la fiche de référence correspondante sera automatiquement sélectionnée dans sa bonne version (et non modifiable).

Cette solution est pérenne, automatique, et sécurisée. Elle nécessite un budget d’environ 2 journées/homme (1 journée/homme = 504 eur - A préciser selon spécifications retenues), ce qui rend l’investissement pertinent par rapport au gain d’ergonomie et de sécurité qu’elle apporte, tout en permettant de profiter de toutes les autres fonctions de Gestan de manière intégrée, et notamment de la gestion des anomalies éventuelles sur les interventions, qui est utilisée dans la plupart des contextes normatifs ou ISO.

Qu’en pensez-vous ?