UTQMONS
BOnjour,
pour faire face au développement de ma société, j'ai signé un contrat de factoring et je cède donc mes factures à une entreprise de factoring.
Cette société a installé un logiciel qui vient chercher les données facturées sur une période définie (nom client, montant facturé, N° fature,...), et me demande de fournir les pièces justificatives (factures) par email (les factures imprimées sur pdf sont acceptées).
jusqu'ici tout va bien, sauf que la facture "NOMCLIENT 49.pdf" porte en fait le N°44 lorsqu'on ouvre le document, ce qui suscite l'incompréhension de mon factor et ce détail est bloquant pour moi.
comment faire pour harmoniser les numéros?
merci d'avance
Gestan
En effet, les factures générées portent le numéro interne.
Là, je crains qu'il n'y a pas de solution autre que de dire à votre prestataire... qu'il se débrouille ! (les prestataires sont faits pour ça, non ?!) :D
UTQMONS
Merci, mais je pense qu'il va quand même falloir envisager de retravailler sur le sujet.
Ma comptable viens de m'informer que j'ai remis 2 factures N°42 (à 2 clients différents).
la "première" facture 42 (numéro 10 09 42 - conforme aux options cochées) a été saisie par la voie COMMANDE transformée en FACTURE
la "deuxième" facture 42 (numéro 42 - et qui n'est pas au format ANNEE - MOIS - NUMERO) a été saisié en FACTURE directement.
j'ai par ailleurs remarqué que les factures portent le N° des bons de commande saisis (donc l'ordre des N°S n'est pas logique puisqu'on peut avoir la facture 49 qui sort avant la facture 45)
le fait d'avoir un double numéro de facture me pose un problème, peut-être que l'installation d'une boucle de contrôle dans la numérotation des factures pourrait résoudre le problème ?
cdt
Gestan
Ce ne serait pas bien du tout d'avoir remis deux factures de même numéro ! Là, votre comptable a raison de protester.
Mais c'est la rançon de la souplesse.
- Pour Gestan, le vrai numéro est l'ID de l'enregistrement, et là, il n'y a qu'une seule facture 42
- Le numéro qui est imprimé sur la facture peut prendre plusieurs formes, et vous pouvez remplacer à l'impression ce numéro par tout autre numéro en remplissant le champ "référence externe". C'est une facilité, mais vous ne devez pas l'utiliser au hasard ! Cela sert par exemple si vous avez fait une facture avec un autre système de gestion, et que vous voulez sous Gestan re-saisir la même facture et conserver en mémoire son numéro.
Donc il vous suffit de supprimer le champ "référence externe" de la facture que vous avez appelée à tort "42" pour retrouver un format de n° en ANNEE MOIS NUMERO, sachant que dans tous les cas, l'ID de facture ne changera pas. ;)
UTQMONS
je n'utilise pas le champs REFERENCE EXTERNE, c'est GESTAN qui gère la numérotation tout seul et qui incrémente à chaque document !!!
d'où ma remarque !
de plus je n'ai aucune envie de numéroter par moi-même les documents, ce qui ne serait qu'une tracasserie de plus avec un risque d'erreur accru.
cdt
Gestan
A notre connaissance, Gestan n'alimente pas tout seul le champ référence externe :?: :?: :?:
UTQMONS
je n'ai jamais indiqué de N° de facture, c'est GESTAN qui gère sa numérotation seul
Gestan
dans ce cas, dites nous précisément comment vous faites, cela gagnera du temps.
UTQMONS
la procédure est simple:
1- je saisis une commande client pour la date demandée et j'envoie la confirmation de commande au client (la commande client version GESTAN)
2- le moment venu, je transforme cette commande en BL (avec déstockage)
3- je transforme le BL en facture client (c'est GESTAN qui trouve les N° de pièces tout seul)
d'où mes différents posts:
pour faire court, et dans un monde idéal, j'aimerais que:
a) les mentions portées sur les commandes puissent se reporter sur les BL et les factures (traçabilité optionnelle pour ceux que ça dérangerait)
b) que les N° de factures émises soient incrémentiels (et ne reprennent plus les N°S de commande avec un risque avêré d'ordre de factures illogiques (la facture 45 après la 49)
merci d'avance
Raymond
Bonjour
J'ai pu remarquer que le champ "Référence externe" est reporté en automatique du devis à la commande, de la commande à la facture... Mais il a bien fallu que vous le renseigniez à un moment ou à un autre de la chaine...
Cordialement 🔝
Gestan
ben voyez, UTQMONS, quand vous êtes précis, on gagne du temps :blabla:
En effet, lors de la génération du BL, Gestan renseigne une référence externe qui est le numéro de commande d'origine, et qui est effectivement reporté dans la facture si vous en générez une à partir du BL.
Je vous avoue que je n'ai plus en mémoire le pourquoi de la chose, mais en attendant que nous retrouvions, il vous suffit de remettre ce champ à blanc.
UTQMONS
même pas, je n'ai jamais donné aucun numéro, GESTAN s'en débrouille tout seul (comme nombre d'autres ERP), mais avec la différence que les N° de facture ne se suivent pas.
cdt
eric_le_belge
Bien, je vais jouer les traducteurs franco-belge (quoique UTQMons n'est pas totalement Belge en fait :D ).
Il s'agit d'un bug Gestan, assez gênant d'ailleurs je trouve:
- Lors de la génération d'une commande, un numéro de commande est attribué (dans mon test, le n°4);
- Lors de la génération du BL, le numéro de commande est repris en référence externe;
- Lors de la génération de la facture, cette même référence externe est reprise en numéro de facture, [b][size=150][color=#BF0000]ce qui pour moi est un truc de bourrin monumental[/color][/size][/b], et donc le numéro de facture totalement érroné. Bien qu'étant à la facture n°126 au compteur gestan, j'ai eu une facture générée avec le n°4, et donc un doublon.
Seule solution donc: supprimer [u]manuellement[/u] la référence externe ajoutée [u]automatiquement par gestan sur le BL[/u] :prof:
Ansaro
UTQMONS
je n'ai jamais renseigné le moindre N° de document sur GESTAN
eric_le_belge
Non non, relisez mon message, c'est Gestan qui génère cela automatiquement, et qui, comme un bourrin, utilise le numéro qu'il génère lui-même pour l'utiliser en tant que numéro de facture ! Seule solution, supprimer la référence externe ajoutée automatiquement par Gestan.
ansaro
Gestan
bourrin monumental, bourrin monumental, y'mcherche, le belge ? :lol:
cela dit, c'est vrai que nous n'avons pas réussi à retrouver pourquoi ce transfert de référence externe.
donc nous le supprimons pour la prochaine version, tout simplement ! ;)
pasqualini
Bonjour,
je rejoins UTQmons avec le même problème.
Les factures créées manuellement reprennent bien la séquence du n° de facture géré par Gestan.
Lorsque l'on passe par les fonctions de gestan : commande+génération du Bl+génération de la facture, on ne retrouve pas cette numérotation.
A ce stade, cela devient inutilisable.
Merci.
pasqualini
Bonjour,
je rencontre le même problème relatif au n° de facture.
La création manuelle des factures ne posent pas de problème car Gestan reprend bien la séquence du n°de facture Gestan.
mais lorsque l'on passe par les fonction Gestan (Commande+génération BL+génération facture) on ne retrouve plus ce n° de facture séquentiel mais le n°de commande.
Gestan devient inutilisable.
pasqualini
SOLUTION:
En passant par les fonctions gestan Commande+génération BL+génération facture, Gestan renseigne le champ référence externe. Il suffit de mettre à blanc ce champ pour retrouver le n° de facture séquentiel.
UTQMONS
jamais renseigné un seul N° de document sur GESTAN !!!
je ne saurais être plus catégorique (étant seul utilisateur).
cdt
