liveline
Bonjour,
Je sais que ce problème a déjà été traité (en partie) mais j'ai une petite subtilité dont je voudrais vous faire part...
Je viens de créer la nouvelle société "BABAR" 'dans onglet "contacts" puis "Sociétés"
Car je dois facturer à cette société pour laquelle je n'ai pas forcément de nom contact ...
Donc, je vais dans la facturation et là je veux créer une nouvelle facture...
Dans le champ "clients" je tente une recherche sur "BABAR" et stupéfaction, je ne le trouve pas...
Je me dis donc que je devrais ajouter une personne de contact (bien que je trouve cela absurde mais bon).
Pour rester logique, je décide d'associer la personne de contact pour la société BABAR mais, cette personne de contact est également la personne de contact d'un autre société (la société BUBUL)...
Alors que dois je faire ? (et je n'ai ni envie de créer un faux nom de contact et je n'ai pas envie (non plus) de faire un doublon avec le contact ad hoc)
[u]Donc pour résumer :[/u]
J'ai une personne de contact qui est le contact de 2 ou 3 sociétés différentes...
Une idée?
Merci d'avance ;-)
Bien à vous,
Steph
Gestan
Ben c'est pas tellement comme ça qu'il faut faire
Vous allez dans contact, vous saisissez Service Commercial dans le nom du contact, et BABAR dans le nom de la société. Vous pourrez faire des facture tout de suite à Babar
Idem pour Bubul
Et un jour ou vous vous emm...dez au bureau, vous téléphonez à la jolie standardiste de BABAR et vous lui demandez à quelle attention il faut mettre la facture que vous allez envoyer. Cool, non ? 8-)
liveline
Bonjour,
Pour que ce soit bien clair,
Je devrais faire autant de contacts clients qui portent le nom doux nom de "Service Commercial" que je n'ai de Sociétés sans contact particulier ?
Du coup, en cas d'impression de ma liste de clients ou de transfert vers un autre logiciel, j'aurais 200 ou 300 contacts "Service Commercial" ?
C'est bien çà l'idée ?
Très cordialement ;-)
Raymond
Bonjour
Et si tout simplement vous créez des contacts qui portent comme nom le nom de leur société, et non pas des sociétés ...
Les sociétés sont utilisées pour les achats (fournisseurs) ou bien alors pour faciliter la saisie des contacts, quant il y a plusieurs contacts pour une même société.
Dans votre cas, vous facturez des 'sociétés' sans pouvoir identifier le nom du contact : dans ce cas, créez des contacts qui sont la société, tout simplement : 1 contact Société BABAR, 1 contact Société BUBULLE, etc...
Cordialement ;)
liveline
C'est justement là que cela devient compliqué...
Comment expliquer à tous ceux qui utilisent le logiciel cela !
J'ai dis une fois pour toutes "si le client est une société il faut créer la société et ensuite créé un contact pour le lier à la société pour autant que nous ayons un contact de référence"
En plus chaque société dois forcément pouvoir, dans le futur, recevoir un ou plusieurs contacts... donc cela me parait peu pratique de créer des "société-contacts"
En fait, le plus simple serait d'avoir des contacts point barre (et chaque contact pourrait avoir des sous contacts) et ne plus faire de séparation entre société, clients, fournisseurs (à ce sujet, j'ai pleins de sociétés qui sont à la fois fournisseurs et clients)...
Par contre, dans chaque contact, laisser une sorte de déroulant multi-choix (avec multi réponses possibles) avec des champs paramétrables (genre : client privé, société, fournisseur, prospect, etc...) pourrait rester une bonne alternative pour ceux qui veulent ce genre de tri...
Cordialement mais toujours frustré de ne pas avoir de solution :)
liveline
En fait, le seul problème réel et qui pourrait être vite réglé, c'est pourquoi ne peut on pas facturer à une société qui n'est pas reliée à un contact ?
C'est tout ce que je demande dans un premier temps ...
Pourquoi cette barrière, à quoi sert elle ?
Bien à vous,
:?:
eric_le_belge
Aide en ligne de Gestan:
[i]Les sociétés sont à la fois les employeurs possibles de vos contacts, et les fournisseurs de vos approvisionnements.
Les contacts peuvent être rattachés à une société listée ici (ce n'est pas obligatoire, et la société du contact peut ne pas figurer au fichier des sociétés). Cela permet d'alimenter automatiquement les champs d'adresse professionnelle du contact.[/i]
Les sociétés ne sont pas facturables, ce sont les contacts qui le sont. Pourquoi ? Parce que... c'est comme ça qu'a été bati gestan, simplement. Les enregistrements sont toujours liés à un contact.
Amicalement
Ansaro
liveline
Merci Ansaro.
Ceci étant le "Parce que c'est ainsi qu'a été bâti Gestan" ne me suffit pas (sourire)
En réalité il y à plusieurs problèmes liés à cette manière de "bâtir" la structure de la gestion commerciale...
Outre ceux évoqués précédemment il y à cette perpétuelle confusion entre client/contact et société, en plus le temps que cela met à encoder est rédhibitoire !
Lorsque j'ai un nouveau client et qu'il est face à moi et que je dois l'encoder, par où commencer ?
Alors soit je demande:
1) Votre nom, prénom, tel : machin bidule 023122311 (çà je le met dans contacts )
2) Votre société ? : BABAR SPRL (çà, je dois sortir de contacts pour aller dans sociétés)
3) dans société, je dois inféodé machin bidule à BABAR sprl !
4) Ensuite enfin Aller dans facturation et puis le reste devient normal
(alors qu'il me semble que de pouvoir créer directement un contact FACTURABLE dans le bon de livraison qui après devient une facture sans devoir tout le temps sortir d'une fenêtre pour aller dans une autre, me parait plus simple et intuitif)
(à ce sujet, c'est aussi très gênant de ne pas pouvoir passer d'un état à un autre sans devoir toujours fermer chaque fenêtre,mais çà c'est une autre histoire ;-) )
ou alors il me dis, il faut facturer à ma société :
1) Je crée la société
2) je veux facturer (IMPOSSIBLE)
3) je retourne dans contact, je lui demande son nom et puis je l'associe à sa société...
4) je retourne dans facturation et là, miracle je peux facturer...
Qu'il soit impossible de facturer à une société pour laquelle aucun contact n'est référencé... me parait vraiment difficile à comprendre pour le commun de mortels (dont je fais partie)
De plus, dans "Contact" si je veux renseigner le nom d'une société, je ne trouve pas cela logique de le faire dans les champs "Nom et prénoms" mais bien dans le champ "société" hors là, impossible d'en créer un s'il n'existe pas déjà dans la base de données...
Non, vraiment, j'adore Gestan et l'équipe et vous êtes tous supers sympas et formidables, mais cette logique me parait vraiment très confuse et limite fortement le côté pratique d'un logiciel dont le but et de faire gagner du temps à ses utilisateurs. Et contourner le problème en créant des contacts factices du genre "service commercial" me parait léger...
Si simplement il était possible de facturer à une société dont aucun contact n'est renseigné (ce qui ne parait pas insurmontable) cela serait tout de même pas du luxe. Rien n’empêche, après coup de créer un contact que l'on associe à la société mais au moins, cela permet de vite facturer sans connaitre de contact précis.
Toutes mes excuses si mes réflexions heurtent la sensibilité d'un des concepteurs, ce n'est pas le but ;-)
Bien à vous,
eric_le_belge
[quote="liveline"]Merci Ansaro.
Ceci étant le "Parce que c'est ainsi qu'a été bâti Gestan" ne me suffit pas (sourire)
Lorsque j'ai un nouveau client et qu'il est face à moi et que je dois l'encoder, par où commencer ?
Alors soit je demande:
1) Votre nom, prénom, tel : machin bidule 023122311 (çà je le met dans contacts )
2) Votre société ? : BABAR SPRL (çà, je dois sortir de contacts pour aller dans sociétés)
3) dans société, je dois inféodé machin bidule à BABAR sprl !
4) Ensuite enfin Aller dans facturation et puis le reste devient normal
(alors qu'il me semble que de pouvoir créer directement un contact FACTURABLE dans le bon de livraison qui après devient une facture sans devoir tout le temps sortir d'une fenêtre pour aller dans une autre, me parait plus simple et intuitif)
(à ce sujet, c'est aussi très gênant de ne pas pouvoir passer d'un état à un autre sans devoir toujours fermer chaque fenêtre,mais çà c'est une autre histoire ;-) )
ou alors il me dis, il faut facturer à ma société :
1) Je crée la société
2) je veux facturer (IMPOSSIBLE)
3) je retourne dans contact, je lui demande son nom et puis je l'associe à sa société...
4) je retourne dans facturation et là, miracle je peux facturer...
[/quote]
1) Je créé le contact, dans lequel je peux mettre le nom que je désire pour la société. Si la société n'existe pas, ce n'est pas grave.
2) Je peux facturer.
Comprends pas votre problème...
Si j'ai plusieurs contacts pour la même société, soit
1) je créé les contacts séparément, j'indique à chaque fois les infos ad-hoc
OU
1) Je créé la société, dans laquelle j'indique les renseignements communs (adresse, TVA, téléphone...)
2) Je créé les contacts, pour lesquels j'indique la société et les champs sont remplis automatiquement.
Gestan fonctionne comme cela, pourquoi vouloir compliquer le concept ? :?:
Ansaro
Gestan
ben Liveline, faut un peu revenir aux fondamentaux !
[b]les pièces sous Gestan sont liés non pas à une société, mais à un contact[/b], qui peut être relié, ou pas, à une société, sachant qu'il est possible de mentionner un nom de société sur la fiche contact, sans qu'il soit besoin de créer la société. C'est juste pratique pour retrouver l'adresse pro du contact quand vous avez plusieurs contacts liés à une société
donc le conseil de GM service (créer un contact qui porte le nom de la Sté), ou le nôtre (créer un contact portant le nom de Service Commercial) sont les bons. Arrêtez de renseigner les sociétés, ça ne sert à rien si vous n'avez qu'un seul contact dedans :blabla:
liveline
tout d'abord Ansaro,
Merci pour le temps consacré, j'apprécie vraiment ;)
En fait, au début, je faisait toujours comme cela (créer un contact dans lequel j'ajoute le nom de la société (BABAR)... de fait c'est faisable et super logique)
MAIS
après un mois, un autre contact de la même société (BABAR) me contacte et me demande de lui faire une offre (ou un BDL ou une facture, mais avec son nom comme référence) ???
Et bien là ? impossible de le faire de manière simple... (voire même impossible du tout)
Je suis bien d'accord sur le fait que je peux entrer le nom d'une société qui n'existe pas encore lors de la création d'un contact, mais le nom de cette société nouvellement crée n’apparait jamais dans les sociétés !!! pourquoi donc ???
Donc, si un nouveau contact doit être greffé à la société (BABAR) crée via le contact d'origine de cette société, je ne peux rien faire, je dois créer une société BABAR via le menu sociétés puis relier le premier contact et ensuite ajouter un deuxième contact ! (pas vraiment simple...)
En fait, ce qui serait bien alors, c'est que lorsque l'on crée une société via un contact, que cette société apparaisse au moins dans la fenêtre société ! (cela évite aussi les doublons car si chez nous monsieur X crée une société via le contact duchmol on pourrait encore lui demander qu'il s'en souvienne, mais si le mois prochain c'est madame y qui encode un nouveau contact, pour la même société elle ne peut jamais savoir que cette société existe déjà dans notre base de donnée puisqu'elle n'apparait nulle part ! )
Soit je suis complètement idiot et je loupe quelque chose soit vous n'êtes jamais confronté au problème et ne trouvez pas que ce soit important, mais il y à vraiment un soucis à ce niveau là pour moi.
Encore mille mercis pour vos interventions :)
Steph
Raymond
Bonjour Stéphane,
Vos réflexions ne nous heurtent pas, d'autant plus que nous ne sommes pas le concepteur de Gestan ! :D
mais une première remarque technique s'impose : vous imaginez bien que si un programme est conçu d'une certaine façon, c'est qu'il y a des raisons... et il n'est pas si simple de dire : tiens, les factures, bl, devis, etc... étaient liés à un contact, bin désormais, nous allons les lier à des sociétés.
Cela impliquerait l'obligation de créer systématiquement des sociétés, et comment fait-on pour l'antériorité : contrôle de cohérence entre l'IdContact de la pièce et l'IdContact de la fiche Contact, et non pas l'IdSté de la fiche Société, etc... Pardonnez nous pour cet encart technique ! :prof:
Enfin, nous pensons qu'il faut bien étudier les fonctionnalités de Gestan avant de (trop ?) râler sur lui ! :)
Exemple : dans une saisie de BL, un nouveau client qui arrive ... :
1/ clic droit dans le champ 'Choix du client' > Créer un nouveau contact ... 🔝
2/ en création du contact, renseigner le champ SOCIETE avec le nom de la société, l'adresse, etc.
puis clic droit sur le champ société > Créer une nouvelle société à partir de ce contact 🔝
3/ Saisie du BL ...
4/ en saisie de ligne clic sur le + vert pour ajouter une ligne : il s'agit d'un nouveau produit qui n'existe pas encore dans notre fichier ! Qu'à cela ne tienne : clic sur bouton Nouveau de la liste des produits et nous pouvons créer notre produit... 🔝
Et nous ne sommes pas sortis de la fenêtre de saisie des BL une seule fois ! :blabla:
Cordialement ;)
liveline
Merci GM Service !
Voilà le maillon manquant enfin trouvé "CLICK DROIT DANS LE CHAMP SOCIETE > Créer une nouvelle société à partir de ce contact"
Bravo !!! (bon faut juste le savoir quoi ...)
c'est certain que si tous les champs à remplir possèdent des clicks droit cachés...
Maintenant, je n'ai plus qu'à expliquer cela à tous mes gars ici ...
Un million de fois mercis à GM Service et aussi à Ansaro pour votre patience envers mon impatience :) :) :)
eric_le_belge
Normal entre Belges, et qui plus est entre Villersois ! :D
Ansaro
Raymond
[quote="liveline"] ...c'est certain que si tous les champs à remplir possèdent des clicks droit cachés... [/quote]
et encore, il parait même que si vous faites "Ctrl+Maj+Alt+Clic droit" sur un [i][u]certain[/u][/i] champ d'une [i][u]certaine[/u][/i] fenêtre,
Gestan vous affiche au choix :
- soit le résultat du prochain tirage du Loto
- soit la recette détaillée du Bœuf mironton
- soit la photo dédicacée de SS Jean-Paul II (ou de Sœur Emmanuelle, j'sais plus !)
...
:lol:
Gestan
même pas vrai :lol:
(c'est la recette des St Jacques à la Provencale !)
eric_le_belge
En Belgique ce sont les boulets à la liégeoise :D
liveline
Oups, désolé, je n'ai pas suivi la fin des messages ;-)
to Ansaro > De fait, entre villersois ;-)
to GM > J'ai essayer le raccourci, mais le pc à commencer à fumer, du coup il faut ajouter "F1 + F11" de manière à faire fonctionner la procédure "extincteur interne à la carte mère" et tout va bien ;-)
to admin > çà doit être bon la St jacques à la provençale ;-)
to Ansaro bis > je ne suis pas de Liège, mais j'avoue avoir un petit côté "boulet" parfois :-D
Encore merci !
liveline
Tiens, au fond...
J'ai encore une question à laquelle, nous n'avons pas encore trouvé de réponse il me semble, et comme je suis confronté au problème, j'aurais voulu avoir votre avis éclairé ;)
Monsieur X travaille dans deux sociétés clientes chez nous...
Comment puis je faire pour l'associer en tant que contact dans deux sociétés bien différentes ? (sans créer deux fois le même contact bien sur)
cordialement
Le boulet Belge 8-)
eric_le_belge
La pas de solution, on ne peut pas associer un contact à plusieurs sociétés, il faut dupliquer le contact, pas le choix.
On peut aisément imaginer ceci dit que si une personne travaille dans plusieurs sociétés, les renseignements tels que téléphone, mail, voire adresse sont différents, donc vous ne pourriez pas gérer tout cela pour un même contact.
Ansaro
