epenel
Bonjour,
Je ne sais pas si j'ai mis ça au bon endroit mais dans le cadre de notre société, comme dans beaucoup d'autres, nous établissons des notes de frais. Malheureusement nous n'avons pas d'outil à proprement parlé pour saisir, archiver et traiter les notes de frais.
Je ne crois pas que Gestan soit pourvu d'un tel outil ce qui est dommage car elle permettrait d'imputer des frais à un projet par exemple et en fin de mois, de sortir un état des frais de tel ou tel collaborateur, générant automatiquement une note de frais.
Cette idée est-elle à l'étude quelque part ou mériterait-elle d'y être ?
Je vous laisse juger (mais je pense que cela pourrait être un complément très intéressant).
Manu
(PS si ça existe, je veux bien savoir où :D )
Gestan
Ça n'existe pas ...encore !
Mais on peut y travailler ;)
Qu'est ce qu'il faut, sur une note de frais ? : Nom utilisateur, date, type (restau, péage, etc), montants HT/TTC, lien avec projet/tâche, lien avec écriture ?, indicateur "remboursé",...
Fonctionnellement, il faut quoi ? Comment vous faites, dans vote société, pour traiter le pb des notes de frais ?
domps
Bonjour, je reprends ce poste qui m’intéresse beaucoup. En effet ma boîte est à un tournant, et j'ai besoin entre autre de la gestion des notes de frais.
Dans le cadre de mon activité, (BET bâtiment maîtrise d'oeuvre) une note de frais est une liste de factures fournisseurs (créer une nouvelle table 'note de frais'; et lier des factures fournisseur à ligne de la table 'note de frais'). De cette note de frais (Id; Nom/numéro; date; bénéficiaire; montant HT; Montant TTC; état de règlement; date de paiement prévisionnelle, date de paiement réelle...) on doit pouvoir créer une ou plusieurs écriture suivant l’affectation du plan comptable (en sélectionnant les factures par plan comptable).
A cela il faut ajouter un module de frais kilométrique. il peut y avoir plusieurs véhicule par personne...!
Je pense que ce module pourra intéresser plusieurs personnes.... je suis tenté de le développer moi même... mais j'ai peur qu'a chaque mise à jour de GESTAN ce soit la crise de nerf alors pour la santé de mon épouse et de mes enfants je vais essayer de résister.
PS: merci à l'équipe de GESTAN qui a contribué au développement de mes sociétés, et qui j'espère m'accompagnera encore longtemps. J'ai des tas d'autre projet pour vous (gestion sociale, compta analytique.....)
Gestan
[img]http://whyareyousofat.files.wordpress.com/2008/09/temptation.jpg[/img] Hé hé hé, vous savez que vous pouvez, depuis les dernières versions de Gestan, développer des bibliothèques spécifiques indépendantes de Gestan y compris dans les données, mais utilisant le moteur de Gestan ? ;)
(bon, je sens que votre femme ne va pas apprécier cette tentation subtile ! :D )
benoit.marchal
"développer des bibliothèques spécifiques indépendantes de Gestan y compris dans les données, mais utilisant le moteur de Gestan"
Vous pouvez préciser le concept ?
domps
En effet on fait comment... avec Windev?
Raymond
Bonjour,
Bin avec ses petites mimines (et quelques neurones ...) on écrit le programme que l'on désire sous Windev, puis on le génère sous forme de bibliothèque, puis on intègre cette bibliothèque à Gestan ... et ça roule ! :D
après avoir scrupuleusement respecté les consignes de codifications, nommages, etc. que peut vous communiquer ICS Informatique, si vous le souhaitez ...
PS: il est bien clair que seule la personne les ayant développées sera en mesure de vous assister si des dysfonctionnement apparaissent lors de l'utilisation de ces bibliothèques externes ...
Cordialement ;)
benoit.marchal
Bon, je pense pas avoir le nb de neurones requis pour me lancer dans un truc casse-gueule comme ça.
Raymond
héhé ! :D
C'est bien pour cela que des gens comme ICS Informatique [i][size=85](mais parait qu'ils sont pas très bons ! :lol: )[/size][/i] ou encore GM Services peuvent vous faire ça pour des prix très raisonnables ... :blabla:
Il suffit que vous sachiez bien exprimer et formaliser votre besoin. :prof:
Cordialement ;)
benoit.marchal
Moi, vous savez, passé clic droit, clic gauche ... y a plus grand monde ...
C'est pas ma faute, j'ai fait des études "béton armé" (je sais, ça fait toujours rire)
Broadcast
C'est trés bien cela, mais moi je suis quand même intéréssé par les ''Note de frais''
Est-ce que cela arrive dans une version proche?
Raymond
Bonjour
Comme l'a dit l'Admin dans un post précédent, "ça" ne pourra pas arriver tant que nous n'en saurons pas davantage sur le besoin... :blabla:
Sans aller vers une usine à gaz comme semble l'évoquer ''Domps'' : une note de frais = x factures fournisseurs, avec gestion de l'échéancier, etc. etc. nous avons besoin de savoir comment vous gérez dans votre cas les notes de frais ''standard'' de vos collaborateurs : restau, déplacements, etc...
Pour pouvoir imaginer une solution informatique, il faut au départ connaitre les besoins et la méthode actuelle pour y répondre (classeur excel, feuilles volantes, etc. et encore dans ce cas, qu'y a t-il comme informations sur ces feuilles volantes ou bien dans ces classeurs excel...)
Si vous avez des billes, vous pouvez nous les envoyer en PJ à contact@gm-services.fr ou bien aussi, naturellement, à contact@ics-informatique.com
Ensuite, éventuellement, nous serons en mesure de vous dire si l'on peut faire quelque chose de sympa et dans quels délais...
Cordialement ;)
Broadcast
Moi je veux bien rédiger un cahier des charges, mais qu'en pense l'Admin ?
Est-ce qu'il a déja prévu cette fonction dans le futur?
Broadcast
Corvée, perte de temps et d’argent, notes gonflées… Les résultats de la seconde enquête internationale sur la gestion des notes de frais sont surprenants et montrent que les entreprises françaises sont en retard par rapport à leurs consœurs américaines et anglaises.
« A la lecture de l’étude, on s’aperçoit que, contrairement aux entreprises anglo-saxonnes, les sociétés françaises n’ont toujours pas pris pleinement conscience de l’impact des notes de frais sur leurs coûts de gestion, explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS. Si le processus de rationalisation est bien engagé chez les grands comptes, c’est loin d’être le cas dans les PME/PMI où les notes de frais sont le plus souvent traitées sur Excel, ce qui interdit toute automatisation et alourdit considérablement la charge de travail. Et pourtant, il y a là un gisement important d’économies que l’on évalue de 5 à 30 % du budget déplacements. »
La chasse aux coûts commence par un état des lieux des voyages dans l’entreprise : quelle est la typologie des voyageurs, quelles sont les destinations, comment sont gérés les frais annexes comme la restauration, l’hôtellerie, les locations de voiture, les taxis, les connexions Internet… « Notes de frais et voyages ne font qu’un », martèle Stanislas Berteloot. Les gens qui se déplacent sont aussi ceux qui établissent des notes de frais. Globaliser ce poste permet à l’entreprise de ventiler sur une même interface les différents postes de dépenses. Elle se donne aussi les moyens d’analyser ses dépenses par voyage. »
De cet état des lieux va découler le choix entre les différents types de solutions. Certains éditeurs proposent des outils dédiés à la gestion des notes de frais, d’autres parient sur des plateformes qui intègrent les voyages. Il faut ensuite comparer les solutions hébergées et celles commercialisées en ASP. En cas de problématique internationale, la couverture des problèmes fiscaux et le calcul automatique des taux de change sont indispensables...
Un outil adapté à la réalité de l’entreprise
Attention également au workflow et aux règles de validation. L’administrateur doit pouvoir piloter simplement l’outil et si un manager est absent, il faut qu’un autre collaborateur ait la pouvoir de valider. « La plateforme doit offrir la même flexibilité que le traitement manuel, conseille Stanislas Berteloot. Si certaines lignes ne sont pas conformes, la note de frais ne doit pas être bloquée. L’outil doit enfin et surtout s’adapter à la réalité de l’entreprise, et pas le contraire. Est-ce qu’il pourra grandir avec elle en gérant les filiales à l’étranger ? Est-ce qu’il a été pensé et développé pour être intégré dans le système d’informations ? L’ouverture informatique est essentielle pour se connecter aux systèmes de gestion de la paie et intégrer les profils des employés issus du système RH ou de l’ERP. »
Pour une efficacité optimale, le déploiement d’un tel outil s’accompagne généralement par la délivrance de cartes corporates. La récupération des flux bancaires permet d’automatiser la saisie des notes de frais, ce qui supprime les risques d’erreurs, et garantit l’application de la politique voyages. Reste à régler une dernière question : sur quel compte débiter les achats effectués via la carte : celui de l’entreprise ou celui du collaborateur ? « Chez KDS, nous sommes partisans de la seconde solution parce qu’elle permet de responsabiliser les salariés, souligne Stanislas Berteloot. Pour lever les éventuelles réticences, il suffit de mettre en place des délais de paiements différés à deux mois, ce qui donne tout le temps de soumettre sa note de frais. »
eric_le_belge
Merci de ne pas publier des articles comme celui-ci dans le forum, c'est un forum d'utilisateurs de gestan, pas d'informations générales :prof:
Broadcast
ok, désolé, c'est pour faire avancer les choses
Raymond
Si vous voulez vraiment faire avancer les choses, mettez donc en ligne un exemple des infos que vous gérez sur [b][u]vos propres[/u][/b] notes de frais... :roll:
Que ce soit important, que les entreprises n'y prêtent pas une attention suffisante, certes, nous sommes bien d'accord avec vous... Mais pour autant, tant que nous ne saurons pas ce que vous attendez de cette fonctionnalité, il est peu probable que l'Admin (ou nous mêmes) acceptions de nous lancer dans un développement en aveugle, sans avoir la moindre idée de ce qui est attendu, au risque de s'entendre rétorquer (et à juste titre) que ''bin non ! Finalement, ça correspond pas à ce qu'il nous faudrait...'' :x
Cordialement ;)
Broadcast
Voila une idée de ce que nous aimerions pouvoir faire :
Pour chacun des collaborateurs :
-NOM & PRENOM, fonction, service
-Projet
- DATE de début et de fin
- LIEU
-TYPE
– REPAS (matin, midi ou soir)(forfait ou sur justificatif) (nombres de repas, nom des invités et de la société de chacun des invités),
TAXI, Parking, Péage, carburant, Hôtel, billet de transport (train, TGV, RER, Metro), lettres colis, Divers
Scan des tickets pour archive en fichiers image
- Descriptif
-Total HT, TVA (avec des taux différents), TTC
-payement personnel ou société
-un payement société N° de chèque ou n° de carte crédit, virement
- VEHICULE SOCIETE (marque modèle immatriculation)
- VEHICULE PERSONNEL (NB DE CV, Taux du km )
- AVANCE DE FRAIS (TOTAL A REMBOURSER)
- N° CHÈQUE , N° DE VIREMENT
-bon pour accord par un responsable sur le réseaux de gestan
mantiprod
[quote="Broadcast"]
Attention également au workflow et aux règles de validation. L’administrateur doit pouvoir piloter simplement l’outil et si un manager est absent, il faut qu’un autre collaborateur ait la pouvoir de valider.[/quote]
Ca sent la production audiovisuelle tout ça :)
Broadcast
Pas la production, mais l'audiovisuel oui...
