german
Bonjour,
Je viens demander conseil car je ne sais pas si la fonction que je recherche existe.
En effet, lorsque je crée un acompte, j’édite une facture standard. Le client la règle, elle devient donc validée.
Lorsque que par contre, j’édite la facture finale, j'aimerais lier la facture d'acompte avec celle-ci de manière a ce qu'elle apparaisse dans la liste des paiements.
du style:
[color=#FF0000][size=85]Facture réglée le 01/01/11.
01/01/11: 2000€ / Chèque
31/12/10: Fxx-xx-xx: 2000€ / Chèque[/size][/color]
La possibilité existe-elle dejà ? et dans ce cas, je merite humiliation et flagellation virtuelle... :D Ou cette fonction serait intéressante a implémenter ? ;)
galoun92
La méthode proposée dans Gestan est un peu différente mais correspond à ce que vous cherchez :
(1) vous éditez votre 1ère facture et vous l'imprimez (sans cocher la case "facture émise" avec la mention "PROFORMA" (Clic droit --> impression avec mentions--> imprimer) et vous l'envoyez à votre client, qui vous règle l'accompte.
(2) vous saisissez donc une écriture en crédit (comptabilité --> saisie des écritures -->crédit) du montant de l'accompte versé
(3) vous liez cette écriture comptable à votre facture (clic droit --> lier écriture -->à une facture client)
(4) a la fin de vos travaux vous reémettez votre facture (n'oubliez pas de changez la date) avec la liste des accomptes payés (clic droit -->impression avec mentions --> choisir "sans libellé" et cocher "imprimer la liste des paiements"-->imprimer
(5) le client vous paye le solde. Vous l'encaissez et soldez la facture (Encaisser). A la fin de l'encaissement Gestan vous propose d'imprimer une dernière fois votre facture avec la mention "Payé" et toute la liste des réglements intermédiaires.
C'est y pas beau ;)
german
Bonjour et merci pour votre réponse.
Donc pour voir si je comprend bien, en résumant:
Je crée une facture d'acompte (on va dire F0100) en mettant l'acompte a payer (30% de la facture finale). J'y ajoute la mention proforma (je suis désolé je ne connais pas du tout) et j’envoie au client sans la valider.
Je suppose que pour des acompte suivants, je fais la même procédure en rééditant cette facture sans la valider...
Une fois les travaux fini, je réédite cette dite facture (F0100) en mettant tout les produits facturés et la je valide.
Ma question est donc: Je n'ai plus de traces de mes factures d'acompte ? (vu qu'a chaque fois j’écrase la facture)... Oui je peux faire une copie mais si pour x raisons on me demande de la rééditer... bref... les comptables... :roll:
Concernant la numérotation suivi des factures, cela ne pose pas problème ? si lors d'un gros chantier la facture F0100 sort en compta 3 mois apres alors que j'en suis a la F0150 par exemple... ?
Merci pour vos précisions.
galoun92
Comme quoi il est toujours important de bien poser le problème avant de chercher à y répondre : :x
Le cas que j'ai traité hier est le cas classique d'une seule facturation avec accompte(s) versé(s). Il n'y a qu'une seule facture en tout et pour tout. Oubliez la proforma qui n'est qu'une "reproduction" informative de la facture finale.
Si je comprends bien vous vous êtes mis d'accord avec votre client (cas courant du batiment) pour facturer des travaux par étapes. Chaque étape est un pourcentage du total des travaux et la derniere facture (après pv de recette) est égale au solde des travaux.
La même méthode de liaison des écritures (celles des écritures des encaissements des factures intermédiaires) peut s'appliquer à la facture du solde mais je pense que vous devriez prendre conseil auprès d'un utilisateur Gestan du même métier que le vôtre. Son conseil sera plus "professionnel"
Bien à vous
german
Je vous remercie,
He ben, si quelqu'un a une solution, je suis vraiment preneur !!!
german
Personne a le même cas que moi ? :?:
Arf...
Ludo
Bonjour,
Avant toute chose, sachez que la gestion des factures d'acompte, situation et solde est une demande qui revient régulièrement et c'est prévu pour les futures versions de Gestan, je ne sais pas laquelle, M.l'Admin saura mieux vous répondre sur ce point.
Et je vous confirme que pour le moment, c'est de la bidouille :
1er cas de figure : 1 Facture, plusieurs paiements
- Vous éditez la facture, vous pouvez y notifier en passant par "mention complémentaire" un mode de règlement ou une description de l'étalement.
Galoun vous proposait de passer par les écriture pour chaque encaissement partielle et par le bouton "Encaisser" pour le solde, ça n'est pas nécessaire d'autant que ça complique, ça oblige à créer la liaison entre la facture et l'écriture... Vous cliquez simplement sur encaissement et modifiez le montant pour le faire correspondre au chèque que vous avez eu (le montant de l'acompte par exemple), vous ferez de même en cas de situation intermédiaire. Par défaut, Gestan vous proposera toujours le solde.
En cliquant droit sur votre facture, vous pouvez à tout moment "Afficher les paiements" de manière à savoir où vous en êtes...
2ème cas de figure : Facture à l'avancement (factures multiples à partir d'un même devis) : Dans mon exemple, nous considérerons que nous travaillons avec 3 facture 30%, 40% et 30% (Acompte, Situation et Solde)
- Perso (mais je vous le dis, c'est de la bidouille), à partir de mon devis, je génère une facture. Je duplique ma facture 2 fois.
- J'édite la 1ère facture en ajoutant dans le titre "Acompte" et en intégrant une remise globale de 70% que je nomme "Acompte 30%"
- J'édite la 2nde facture en ajoutant dans le titre "Situation" et en intégrant une remise globale de 60% que je nomme "Situation 40%"
- J'édite la 3ème facture en ajoutant dans le titre "Solde" et en intégrant une remise globale de 70% que je nomme "Solde 30%"
C'est pas terrible comme solution, ça déduit des sommes et ça ne reprends pas forcément de déjà versé... on ne facture pas vraiment à l'avancement et à suivre, pour le peu que vous ayez une structure qui commence à grossir un peu et donc plusieurs chantiers simultanément, c'est un joli sac de noeud (je ne vous ai pas parlé des éditions des dates...)
En espérant que ça vous permette de vous dépanner.
A+
german
Merci pour la réponse.
Alors en fait, je suis en train d'essayer une chose:
Je crée une facture (standard) que je nomme acompte. Je rentre le versement en écritures comptable sans la lier a la facture d'acompte. Par contre, je précise sur celle-ci qu'elle a été réglée a la date... Ainsi de suite pour les autres acomptes et/ou facture d'avancement.
J'ai ensuite dans les libellés remplacé "acompte" par "versmts perçus"
Pour la dernière facture, je met dans l’édition acompte le montants total des précédents versements et je lie les versements d'acompte précédents à cette dernière facture. De fait, elle s’édite avec le montant restant et l’échelonnement des paiements précédents.
Je sais pas si c'est clair, mais c'est le moins bidouillage par rapport a la compta.
;)
Ludo
ça me paraît plus compliqué et pas terrible de créer des écritures non liées...
Pourquoi ne pas encaisser directement avec le bouton dédié, vous pouvez faire un encaissement total ou partiel en modifiant le montant proposé par défaut (la totalité).
La question est de savoir si vous souhaitez tout faire à partir d'une seule facture ou si ça ne vous gène pas d'en faire plusieurs. Dans ce 2ème cas, relisez moi plus haut :
Vous avez une facture d'acompte correspondant à votre acompte, vous l'encaissez, point barre, elle est réglée et s'inscrit toute seule dans votre compta.
A partir d'une même facture, j'aurais tendance à ajouter manuellement une mention complémentaire avec l'échelonnement des paiements, vous pourrez modifier ce texte au fur et à mesure de l'édition des factures suivantes sachant que vous pourrez envoyer les autres facture en faisant apparaître les paiement déjà effectués (Afficher les infos de paiement dans Edition mention spécifique il me semble).
D'une manière général, je ne vois pas bien l'intérêt d'aller se coltiner un enregistrement d'écriture quand Gestan le fait très bien tout seul :)
galoun92
Bon, j'ai fait un essai ce matin et voila comment je ferais : :prof:
Mettons que mon devis est de 8000 euros HT
Le 5 du mois je fais une première facture : Référence devis, phase 1 des travaux, 20% 1600HT
Le 10 du mois (mettons) je fais un deuxième facture : Référence du même devis, phase 2 des travaux , 30% 2400HT
Le 15 du mois je fais une troisième facture : Référence du même devis , phase 3 des travaux, 40% des travaux 3200 HT
Le 7 j'ai reçu le paiement n°1, je l'encaisse (bouton encaisser)
Le 13 j'ai reçu le paiement n°2, je l'encaisse (bouton encaisser)
le 17 j'ai reçu le paiement n°3, je l'encaisse (bouton encaisser)
Le 20 je veux facturer le solde (je travaille vite!) je prépare une quatrième facture : référence devis, solde des travaux 10% 800HT
[i][b]Puis je lie les trois écritures précédente à la facture n°4[/b][/i]
J'imprime la facture avec la liste des paiement (clic droit -->impression avec mentions --> choisir "sans libellé" et cocher "imprimer la liste des paiements"-->imprimer
Et je l'envoie au client.
Le 23 je reçois le paiement n°4. Je l'encaisse
Eventuellement après avoir encaissé j'imprime ma facture n°4 avec le label PAYE et la liste des paiements et je l'envoie au client pour confirmer que nous sommes quittes
Les dates de facturations et les numéros de factures sont en cohérence (séquence croissante de date et de numéro de facture)
Le total facturé est cohérent
Les écritures générées sont cohérentes
Qu'en pensez-vous?
german
C'est exactement ma manière de procéder, sauf que je ne savais pas qu'en mettant "encaisser", on pouvait lier par la suite cette écriture.
Je pense que pour moi, cette méthode est la plus "propre" car elle débite des factures complètes et standards... (ma comptable adore) tout en permettant de restituer l’échelonnement des paiement sur la facture "solde".
Pour moi, ca me suffit. Cela me convient bien !
Merci a vous deux.
Ludo
Si je vous suis bien, au moment de l'encaissement de la dernière facture, il faut lier des écritures (générés par les encaissements des factures précédentes) à la dernière facture (Solde) ???
Si c'est ça l'idée, je comprends que ça puisse le faire, néanmoins, dans l'absolu, je trouve 2 inconvénients :
1) ça veut dire qu'il faut rechercher dans les écritures (souvent plusieurs semaines voir mois après, les 1ère écritures pour pouvoir les lier...), chose pas forcément "ergonomique", rien d'insurmontable bien sûr mais si vous avez un certain nombre d'écritures par semaine, ça peut vite devenir emm... maintenant, si vous avez des petites mains pour le faire tant mieux, si vous êtes gérant et que vous avez un certain nombre d'affaire en cours... Faire ça à chaque fois, c'est occuper un temps qui pourrait être autrement plus rentable...
2) L'autre problème me paraît "technique" voir règlementaire... Vous avez à un moment donné (pour toutes les factures qui précèdent celle du solde) plusieurs écritures qui seront liées à 2 factures simultanément alors que vous n'avez encaissé qu'une seule fois le montant... J'ai l'impression que ça doit foutre le bronx dans votre Gestan mais surtout, au moment de l'export compta (Ximport), je ne suis pas certain que ça ne fasse pas des trucs pas trop prévus... A confirmer par nos spécialistes en chef, j'ai nommé, Raymond en 1ère ligne :blabla:
Ludo
J'ajoute, toujours dans l'optique d'une bonne compréhension de ma part de votre process, que pour la facture de solde (N°4) qui fait 800€, si vous liez tous les encaissement précedents, vous avez un encaissement global de 8000€ pour une facture de 800 ???!!!! :?:
Méthode à peaufiner il me semble, perso, je reste sur la mienne dans l'attente d'une vraie solution mise en place par notre admin préféré (au passage, si je peux aider à la mettre en place ou à la constitution du cahier des charges, je suis volontaire, après des années de bidouilles, je pense avoir une idée assez aboutie de ce qu'il faudrait :blabla: )
german
Bonjour, en fait non, en liant les écritures, cela nous en recrée pas d'autres. Ensuite, pour retrouver les versements, il suffit d'afficher les versement du client... On obtient les différents versements faits donc facile à retrouver et à lier.
J'ai pas encore eut l'occasion de tester de lier une écritures effectuée par un encaissement. J'ai juste créer une écriture en mettant "réglé" dans l’énoncé des factures d'acomptes. Là je sais, cela fonctionne très bien. Je testerais sur une autre machine avec l’encaissement direct pour voir si ça marche car j'ai peur qu'en mettant encaissement, cela lie l’écriture sur la facture d'acompte définitivement et donc ne nous intéresse pas.
galoun92
:prof:
@ludo : lier une écriture n'a aucune conséquence autre que de pouvoir être "logiquement rattachée" à une autre écriture, [i][b]a fin de regroupement[/b][/i]. il n'y a donc pas deux écritures mais une seule. Une seule facture d'acompte, une seule écriture générée au moment de l'encaissement.
@german : (1) Encaisser une facture génère l'écriture. D'un point de vue strictement comptable [b][i]vous devez encaisser à la date ou vous recevez le chèque d'acompte[/i][/b]. (2) Générer l'écriture ne la "lie" en rien (au sens de Gestan) avec cette facture et elle seule. Pour essayer d'être clair quand l'écriture est générée il y a une case d'information "lié à" qui est laissée blanche. Quand après avoir édité votre dernière facture, vous allez lier les écritures précédentes avec celle-ci, vous allez simplement remplir ces cases restées blanches en y mettant la référence de la facture numéro 4. Ainsi, quand il s'agira de totaliser le projet, Gestan saura retrouver ses petits.
C'est clair ? ;)
german
;) 🔝
