benoit.marchal
Salut la compagnie,
Bon, ce sujet est une interrogation prospective. Ne le prenez pas comme une critique ...
J'ai monté mon affaire en juin 2011 et j'utilise GESTAN sur 3 postes (2 au bureau et 1 chez moi) avec un disque dur que je me trimbale dans mon sac à dos. Ca marche pas trop mal (même si j'ai parfois des sueurs froides sur ceraines fonctions de base lors des mises à jour du logiciel). Coût = pas cher (3*39 HT par an. Pas la mer à boire).
Bien. depuis ces dernières années, pas mal d'outils sont nécessaires pour faire tourner une boutique (je suis bureau d'études dans le bâtiment), mais le problème, c'est la multiplicité de ces outils et le manque d'interopérabilité entre eux.
Dans nos activités, tu dois répondre au portable, avoir ton fax à portée de main (pour les clients qui en sont resté québlos au XXème siècle), une boîte à lettres sur le palier (pour les clients qui en sont resté québlos au XIXème siècle), pouvoir lire tes mails sur un iphone ou autre ipad quand tu es en RdV, les transférer à Pierre, Paul ou Jacques à réception tout en synchronisant ton agenda pour noter un RdV avec le client que tu viens d'avoir au tel depuis le bar PMU de ton quartier ... et j'en passe. C'est caricatural ? Non: c'est le quotidien si tu regardes de près ...
Du coup, quand je fais le compte en fin de journée, je passe 50% de mon temps à filtrer, hiérarchiser et trier l'information reçue et envoyée. Il ne faut pas sous-estimer cette tâche basique, car c'est pleinement cette gestion basique de l'info (mais de plus en plus dur vu la multiplication des canaux) qui fait que tu deviens efficace dans ta relation contractuelle avec le client, tes partenaires, tes sous-traitants. Un écrit, c'est un écrit. Faut être vigilant. Tu engages ta responsabilité à chaque instant.
Donc moi, avec mes petits moyens (mais ma grosse pression: 140 projets à gérer depuis juin), je trie, je trie, je trie, je jongle avec les priorités, les délais, sinon j'explose.
Tour du propriétaire des moyens utilisés pour gérer ce flux constant d'informations, de sollicitations, etc :
- côté téléphone, j'ai un abonnement de convergence avec boîte vocale unique fixe et mobile. Ca n'a l'air de rien, mais quel gain de temps ! (combien de clients te laissent un message sur le portable puis dans la foulée, pour être sûrs d'être bien entendus, sur le fixe...). Pour l'instant, j'ai pas encore trouvé comment utiliser la numérotation via GESTAN à partir des contacts (faut dire que j'ai pas eu trop le courage de chercher non plus ... ça me dépasse un peu techniquement ces trucs). Par contre, j'importe manuellement, via ma boîte mail, certains messages importants (type demandes d'intervention, urgences, réclamations, etc) sur GESTAN en tant que docs liés à des contacts, des projets, etc.
- côté mail, je tourne à l'économie avec thunderbird depuis pas mal d'années. Bon ... Je classe mes mails via imap sur la boîte de mon domaine 1&1 en utilisant (suivant ma localisation) thunderbird ou iphone par dossier par dossier. Je les enregistre ensuite manuellement sur mon disque dur pour les importer dans le projet correspondant de GESTAN. J'évite d'envoyer des mails par GESTAN car (sauf erreur) je n'en ai pas trace un fois partis. Or, dans notre bas monde, traçabilité = sécurité. GESTAN ne gère pas non plus les mails entrants. Dommage, car même si le tri devait se faire à la main, ça m'éviterait la triple manip (1) je classe dans thunderbird, puis (2) j'enregistre sur le disque dur, puis (3) j'importe sur GESTAN, pour assurer la traçabilité du projet.
- côté agenda, j'en suis venu à google en 2008 (après être resté sur yahoo fort longtemps) simplement par ce qu'il a été le seul au démarrage de l'iphone 3G à offrir une synchro efficace. Comparativement, la synchro de l'agenda Gestan me paraît archaïque. Ex: dès que tu valide une manip sur un RdV à trois semaines ... crac ! Le calendrier Gestan vient se replacer à la date du jour, après 3 à 4 secondes de pédalage dans la semoule ... A la longue, ça irrite. De même, l'impossibilité de garder ton agenda ouvert pendant que tu as ton client au teléphone et que tu parcoures la liste des documents reçus ou envoyés dans le cadre du projet dont il est question ... Du coup exit le cal Gestan et laisse ta fenêtre Google connectée en permanence sur l'ordi en arrière plan.
- côté traitement de texte (je sais, vous allez me trouver radin): pourquoi encore s'emmerder à utiliser la suite bureautique MS alors que tu as un Open Office qui te permets de faire 90% du boulot pour 0 € - bref un outil d'utilité publique. Mais là encore, point de possibilité, sauf à travailler en rtf (le truc des années 80) où tu peux pas intégrer de photos, de schémas, ou donner une mise en page sérieuse à tes rapports, etc.
Bref, Gestan est un outil intéressant. J'hésite à basculer sur Cloud (sécurité, facilité), mais je pense que je ne franchirai le pas [u]que[/u] lorsque j'aurai en même temps la possibilité:
- d'avoir un agenda "natif" au niveau de ce qui se fait de nos jours avec possibilité de synchro avec tout type d'applications mobiles (sinon autant revenir à l'agenda papier quand tu es en déplacement),
- un espace de stockage (type documents de travail, tels photos, feuilles de calculs, plans autocad, etc) annexe mais avec des sous-répertoires pouvant être facilement rattachés aux projets en cours,
- la possibilité de travailler avec autre chose que les hégémoniques (et très surfaits, rapportés à leur coût) Word & Excel,
- l’existence d'une boîte de réception, d'envoi et d'archivage de mails en direct quitte à les raccrocher manuellement au projet qu'ils concernent, ce qui serait déjà un gain de temps très apréciable.
Sinon autant continuer à bricoler avec 4 à 5 outils dissociés avec lesquels tu dois jongler au jour le jour.
Je sais, vous allez me dire (et vous avez raison): c'est compliqué, on manque de temps, ça ne cadre pas avec la gamme de prix de Gestan, etc.
Certes, mais l'avenir du produit n'est-il pas dans cette direction ?
Moi, je vous avoue que si un produit m'apporte tout ça demain, je fonce sans trop hésiter et je suis prêt à débourser ce qu'il faudra pour avoir ce service tant la logistique devient lourde à gérer au quotidien ...
Ca me fait un peu penser à la fin des années 1990 où j'avais dans ma besace:
- un téléphone pour parler,
- un GPS pour me déplacer,
- un psion pour organiser mon temps,
- un PC portable pour travailler sur des documents,
etc.
Je me disais "dans 10 ans, si ça continue, il me faudra un caddie pour me déplacer avec toutes ces trucs à piles". Et puis l'iphone est arrivé et a condensé tout ce bordel en un seul appareil de 12x6x1cm (avec même un avertisseur de radars routiers mobiles - à quand l'éthylotest intégré ?)
Donc, bravo pour ce que vous faites (j'aime bien). Oui au Cloud, c'est l'avenir (non, pardon, le présent !). Mais prenons soin d'intégrer à GESTAN CLOUD tous les outils de travail quotidiens et aujourd'hui basiques au sein d'une plateforme commune unique. Sinon, on va vite toucher les limites de l'exercice et on risque d'être rapidement dépassé par les évènements.
Allez courage les informaticiens! Nous, dans le bâtiment on construit encore comme nos grands parents, alors que vous, vous nous révolutionnez le monde tous les 5 ans ! Réglez-nous ce problème de gestion de flux entrant et sortant d'informations en mobilité. C'est notre problème n°1 ... on est même prêt à vous payer (un peu) plus pour ça :D
Gestan
Non seulement je ne le prend pas pour une critique, mais je le trouve très intéressant et constructif, merci 🔝
Mes compliments pour votre capacité de travail : 140 projets en parallèle, faut le faire...
Le problème de la convergence des outils est une vaste question, tellement vaste qu'elle nous dépasse un peu : nous ne sommes qu'une petite société perdue dans le grand monde, et ne maitrisons pas la stratégie de développement produit de Google, Facebook ou Microsoft :|
Mais nous cherchons cependant à aller dans ce sens, l'intégration des fonctions quotidiennes de gestion sous la même interface. Tout en portant la contrainte, comme vous le signalez, d'un coût très réduit (comparez le budget Gestan au budget Microsoft Dynamics (~10000 euros), par exemple :D ) Nous y allons progressivement, et avons intégré l'agenda Outlook, et commencé à intégrer l'agenda Google, mais il faut que nous retravaillons cela, ça marche pas encore tip top.
Pour ce qui est d'envoyer des mails, Gestan sait le faire depuis les premières versions, et mémoriser le mail dans le dossier client (cliquer la case "mémoriser" !). Nous n'avons pas encore fait un programme de lecture, car nous pensons pour le moment que l'utilisation conjointe d'un client mail comme Thunderbird ou Outlook est une bonne solution (une solution idéale serait plus chère !). Après, si cela vous faisait gagner beaucoup de temps de pouvoir relever vos comptes mail sous Gestan, et que vous avez quelques billes à mettre là dedans, on peut toujours discuter !... :)
Pour le traitement de texte, Gestan sait fonctionner avec le format RTF, qui permet maintenant de faire pas mal de choses quand même (les spécifications rtf ont évolué), disons de traiter 90% des cas. Pour les 10% qui restent... help yourself ! Faites un beau courrier-type sous open office, exportez le en rtf, et vous allez voir que Gestan sait le traiter. Mais Gestan a aussi un éditeur de texte interne (qui travaille d'ailleurs en rtf), qui permet de faire des courriers, certes assez simples, mais très rapides.
Enfin, pour l'espace de stockage, ça marche aussi sur le cloud, pareil que dans Gestan en local. L'idéal serait que Gestan Cloud puisse générer automatiquement un "espace client" qui vous permette de partager des documents avec votre client, en attendant l'intégration d'evernote ;) mais nous n'en sommes pas encore là, notre petite taille nous empêche d'aller très vite, nous n'osons pas doubler le prix des licences de tout le monde :D
Et la convergence avec les mobiles aussi, ça nous intéresse. Forcément, et dans pas trop longtemps, il faudra que Gestan puisse être facilement accessible de votre smarphone. Pour le moment, nous avons testé l'accès avec une tablette Galaxy 10, ça marche très bien si l'on accepte les contraintes liées à la saisie tactile et aux écrans de taille réduite (qui sont quand même des contraintes importantes, faut reconnaître !)
Tout ça pour dire que nous allons dans le sens que vous souhaitez, qui est tout simplement le sens de l'évolution technique, mais nous n'avançons pas encore aussi vite que nos idées, qui fusent tous les jours sur ce sujet ! :lol:
benoit.marchal
Je ne vous cache pas que si je pouvais, d'un simple clic droit + menu déroulant, dans GESTAN affecter un mail à 1 ou plusieurs projets (et oui, j'ai toujours des clients qui demandent ou fournissent des informations relatives à plusieurs projets en cours dans un même mail) avec enregistrement automatique dans les docs yc pièces jointes associées, je gagnerais une bonne heure de manip par jour.
C'est combien ? ;)
S'agissant du format des documents, l'insertion d'images dans le texte sous rtf est aléatoire. Par ailleurs, je n'envoie que des documents pdf (pour éviter les affichages n'importenawouac suivant que le client soit sous MAC, Word, Open Office ou autre) et systématiquement par mail. Donc, ce serait vraiment indispensable pour moi de classer tout ça à l'aide d'un outil interfaçant directement le client mail et la fonction docs de GESTAN en entrée et sortie.
Ex: je désigne un mail, je choisis un projet cible, l'application copie cela au format .eml compris pièces jointes dans le répertoire contact en renseignant automatiquement la date de réception (ou d'envoi) du fichier. L'idéal serait que le message soit alors étiqueté "GESTAN" pour dire qu'on l'y a archivé. Pour l'instant je fais cela à la main avec enregistrer sous, puis docs, puis étiquette, ...
