Akira_82
Bonjour,
Je cherche la meilleur façon de gérer mes chantier et projets dans gestan et j'avoue avoir du mal avec les projets et tâches.
La situation existante
Je travail dans l'informatique et la télécommunication, je gère environs une centaines de projets par ans et 300 a 400 dépannages.
L'organisation ce passe comme ca:
un numéro de chantier est attribuer a nos clients permanents ou si il y as un gros chantier.
un numéro spécial est attribuer pour tout les dépannages et tout les petits chantier.
Sous gestan:
Ce que j'ai fait c'est ceci:
J'ai créer un projet nommer bricoles avec un code affaire 318729 (numéro de la bricole)
la dessous j'ai créer les tâches suivantes, Bricoles télécomm, bricole informatique et en plus de cela les petit chantiers, install pbx dupont etc etc.
Pour mes autres gros clients j'ai créer un projet a chaque fois (étant donnée qu'ils ont chacun leurs propre numéro de chantier)
j'ai besoins de conseil pour savoir si cela vous semble logique comme organisation et de savoir si cela ne posera pas de problèmes sur la suite (factures, etc)
Maintenant une petite chose:
Comme le projet est lier a un contact, cela pose problème si je crée une intervention sans mettre le même contact, car je ne peux pas le lier a une tâche dans le projet.
Merci de vos conseil pour un novice de gestan.
Gestan
En gros, vous pouvez facturer soit à la mano, soit à partir de la somme de vos temps de travaux, enregistrés dans les conso et liées à un projet et une tâche (donc un seul contact), soit avec les fiches d'inter, qui sont liées aussi à un seul contact.
Pour vos gros chantiers, c'est très indiqué de faire un projet avec des tâche.
Pour les bricoles, vous pouvez faire un projet bricoles, si vous souhaitez enregistrer les temps de travaux (avec éventuellement une tâche par client + genre de tâche, ou une tâche par genre de tâche comme vous faites), ou alors ne pas faire de projet bricoles du tout, et les suivre uniquement via les fiches d'intervention. (pour ce qui nous concerne, on met tout sur une tâche "Opérations ponctuelle" de notre projet "ICS", qui comporte tout ce qui est tâches administratives, etc)
Dans tous les cas, pas de panique, si la solution adoptée ne convient pas, on peut toujours réaffecter des consos à d'autres tâche, et donc faire évoluer le schmilblick :wink:
Akira_82
Je vois assez bien ce que vous voulez dire.
Voila comment je vais procéder.
Projet: Bricole Tache 1:Régie Info Tache 2: Régie T+T Tache 3: Petit_client 1 etc...
Projet: Gros_Client 1 Tache 1:Régie Info Tache 2: Régie T+T Tache 3: selon devis N°...
Projet: Gros_Client 2 Tache 1:Régie Info Tache 2: Régie T+T Tache 3: selon devis N°...
et oui car j'ai malheureusement des tarifs différents selon les services fournit et des rabais différents selon les clients.
Grâce aux tâches je peux gérer les prix de l'heure, ça me semble plus logique
Par contre depuis les devis la seule possibilité de création est un projet, peux t'on créer une tâches a la place ?
Merci pour votre aide
Ludo
Pour différentes raisons, si je peux me permettre d'intervenir, je pense que vous devriez raisonner : 1 Client = 1 Projet = N Tâches (en fonction de l'importance du projet)
Rien ne vous empêche de créer un projet même s'il s'agit de bricoles.
L'idée étant de "cloisonner" les temps passés, dépenses... Par client, par projet/Tâche...
Si vous créez un projet Bricole et que vous mettez plein de tâches (tous clients confondus), à un moment ou à un autre, vous n'y verrez plus clair. Vous ne serez plus en mesure de savoir quel est le temps réel passé pour un client sur l'année, le total facturé, le nombre d'interventions, de devis, de conso... A moins de faire des recherches de fourmis...
L'avantage du Projet tel qu'il existe est qu'il peut ne contenir qu'une seule Tâche (si c'est une bricole), qu'il est lié à un client (ce qui est logique et ce qui vous aidera plus tard pour les stat' et autres recherches), qu'il peut y être rattachés : les interventions, les devis, les factures, les conso, les commandes et factures fournisseurs, les écritures...
Enfin, si Gestan évolue comme je l'aimerais, en fonction des tarifs indiqués dans ce projet ou pour le client, vous pourrez gérer une tarification différente par Projet ce qui vous laissera toutes la souplesse nécessaire.
Concernant votre tarification spécifique, dans un 1er temps, le mieux c'est de renseigner les info commerciales dans la fiche client (Remise systématique) à partir d'un Produit/prestation à un tarif "catalogue" (prix par défaut pour tout le monde). Autre option, créer plusieurs fois le même produit pour les différents clients mais j'aime carrément moins la méthode car en gestion de stock et autre, c'est un beau merdier...
En espérant que ça aide.
Akira_82
Bonjour,
Désolé cela fais quelques jours que je ne suis pas venue.
Je vous remercie de vos conseils précieux.
Effectivement je pense aussi qu'au niveau des stats etc il serais plus facile de créer un projet par client, mais pour mon cas cela ne m'arrange guère.
Si l'on considère que j'ai environs 2 clients par jours qui sont complétement spontanée et que je vais mettre une ligne téléphonique en service, le temps passée a renseigner les champs a créer une tache créer le rapport d'intervention et de faire la facture, ça deviens grandement compliquer pour 1 client ou je vais passer 1H00 sur place et qui de toute façon ce retrouvera dans mes chiffres (officiel de l'entreprise) sur le numéro de chantier principal de mes dépannages.
alors que si je prend en compte tout ces petits dépannages cela pourra justement me donner une statistique de la rentabilité des mes dépanneurs, ce qui me semble plus logique non?
Pour ce qui est des petits chantiers je vous suit effectivement il serait plus sensée de les mettre en projet étant donnée que cela pourrais être des clients chez qui je dois revenir.
mais en même temps ceci a pour effet inverse d'être séparer de mon chantier principal alors qu'ils devrais être dans les mêmes chiffres aux final.
Ludo
Pour les clients ponctuels, petites interventions. Il ne me semble pas utile de créer un Projet/Tâche, ça complique la chose, à mon sens, la fiche d'intervention suffit amplement.
> S'il est question de gérer votre temps passé, avez-vous vu que depuis peu, on peut générer une conso depuis la fiche d'inter' ou rapport d'intervention comme vous l'appelez (même si c'est pas via check-box dans la fiche mais via clique droit sur la liste :blabla: ). La conso est attribuée directement à l'intervenant, ça doit être tout bon pour suivre vos tech'
> S'il est question de faire des statistiques en intégrant ce type d'intervention, sachez que vous pouvez "classer" vos intervention par "Genre", en créant vos propres critères : client régulier, client ponctuel... Vous pouvez ensuite faire réaliser un état stat' pour tout savoir comme vous voulez.
D'autant que vous pouvez aussi, pour vos clients régulier et donc Projets/Tâches existantes lier votre intervention pour la retrouver dans votre gestion de projet.
Enfin, à noter pour la route, peut-être le savez-vous mais on peut facturer une intervention avec ses fournitures (ingrédient) d'un simple clique droit sur cette dernière, ça c'est de la boulette !!! :happy:
Akira_82
Merci pour ces conseils.
J'ai effectivement tester en ajoutant les conso directement et effectivement cela diminue grandement toute cette problématique.
En tout cas merci pour ces conseils, je commence a peux près a me retrouver comme il faut dans gestan même si j'ai encore des soucis de compréhension sur pas mal de chose.
pour les clients strictement spontanée je ferrais juste une fiche d'intervention (j'ai quelques petites remarques la dessus mais j'ouvrirai un autre poste) avec la facture générer surtout que le matériel a ajouter est vraiment facile a mettre en place.
Merci
Ludo
Déjà un adepte de la conso depuis l'intervention !!! Sans compter tous ceux qui ne se manifestent pas... Qui ne l'ont pas encore découvert... 😁
Et dire que j'en connais un qu'il aura fallut travailler au corps et qui me disait "mouai, nan, pas terrible, ça sert à rien, Ludo, il fait suer avec ses conneries... Pas glop..." :blabla:
Gestan
hé, ho, poussez pas mémère dans les orties, on a pas dit que ça servait à rien, on a juste dit que c'était pas top pour gérer la cohérence d'une manière simple. Ce qu'on a résolu en faisant l'impasse là dessus 😁
(on l'a même écrit : http://wiki.gestan.fr/doku.php?id=wiki:util:conso)
blackrose
Rien ne vous empêche de créer un projet même s'il s'agit de bricoles.
L'idée étant de "cloisonner" les temps passés, dépenses... Par client, par projet/Tâche...
Si vous créez un projet Bricole et que vous mettez plein de tâches (tous clients confondus), à un moment ou à un autre, vous n'y verrez plus clair. Vous ne serez plus en mesure de savoir quel est le temps réel passé pour un client sur l'année, le total facturé, le nombre d'interventions, de devis, de conso... A moins de faire des recherches de fourmis...
L'avantage du Projet tel qu'il existe est qu'il peut ne contenir qu'une seule Tâche (si c'est une bricole), qu'il est lié à un client (ce qui est logique et ce qui vous aidera plus tard pour les stat' et autres recherches), qu'il peut y être rattachés : les interventions, les devis, les factures, les conso, les commandes et factures fournisseurs, les écritures...
Enfin, si Gestan évolue comme je l'aimerais, en fonction des tarifs indiqués dans ce projet ou pour le client, vous pourrez gérer une tarification différente par Projet ce qui vous laissera toutes la souplesse nécessaire
