galoun92
J'utilise Gestan pour mes activité de création, d'entretien et d'aménagement de jardin et je m'en félicite à de nombreux titres.
Tout d'abord parce que l'approche projet/taches/temps consommés correspond bien à ma façon de raisonner (j'ai eu de nombreuses autres vies avant celle-ci) mais surtout parce que cette approche permet de gérer très rigoureusement le planning, la facturation, et le suivi des ressources (hommes et machines).
Comment je l'utilise :
[b]Chaque nouveau contrat est un nouveau projet. [/b]
A la signature du contrat le projet est détaillé en taches/actions. A chaque tache est associé un tarif horaire variable suivant la machine utilisée.
En parallèle, [i]j'ai planifié les travaux répétitifs [/i](tontes mensuelles, taille de haie semestrielles etc...) de manière à ce qu'ils s'affichent sur mon écran au fur et à mesure, [i]et j'ai ouvert une facture[/i].
Puis chaque jour en fin de journée :
(a)je note les temps consommés sur chaque tache/projet dans la journée.
(b)Je note les produits déstockés au titre d'un projet et je les reporte immédiatement sur la facture préalablement ouverte.
En fin de projet (ou en fin de trimestre pour les projets récurrents) j'ouvre une dernière fois la facture, j'impute temps consommés et interventions éventuelles au cours de la période, je transmet ma facture.
Si mon projet est ponctuel c'est terminé. Je clos le projet.
Si mon projet est récurent (entretien à l'année) j'ouvre une nouvelle facture pour le nouveau trimestre.
Avantages :
(1) Gestan me tient (presque) automatiquement mon planning : chaque jour j'ai sur mon écran ce que je dois faire.
(2) Ma facturation est parfaitement maîtrisée
(3) Comme Gestan comptabilise les produits facturés (dont mes taux horaires). Je sais exactement l'économie de chacun de mes projet et l'utilisation exacte de chacune de mes machines. En 1 coup d'oeil je mesure la rentabilité d'un projet ou d'un investissement, je peux planifier la maintenance des machines et leur remplacement éventuel.
[b]En résumé Gestan gère mon métier au jour le jour. [/b]
En tache de fond ce qu'il me reste :
--> une fois par mois (3 heures max), je gère les payes (j'ai une feuille Excel qui s'en occupe très bien), la saisie comptable, que je fais moi-même sur un logiciel du commerce (quadracompta), et la déclaration de TVA (gérée par quadracompta).
--> une fois par trimestre (3 heures max) je fais mes déclarations URSSAF, ARCCO, AGIRC PREVOYANCE etc en utilisant les données de ma feuille excel.
Quelles améliorations de Gestan nécessaires (mais pas absolument obligatoires) à mon activité :
(1) pouvoir facturer les temps consommés en heures et non pas en journée/homme. A priori on y travaille et en attendant je sais comment faire pour m'en arranger.
(2) pouvoir noter des [i]consommations produit sur projet[/i], exactement comme on note du temps consommé sur projet et que l'on pourrait insérer automatiquement (le click droit magique) dans les factures. Je pense que l'idée devrait séduire d'autres que moi
(3) pouvoir planifier des taches répétitives a partir de l'écran Projet/Taches afin qu'elle s'inscrivent au planning tant que le projet est ouvert et disparaissent automatiquement du planning lorsque le projet est clos.
Quels autres logiciels j'utilise ?
La suite [i]microsoft office [/i](outlook, Excel, Word essentiellement)
[i]Photofiltre [/i]pour l'essentiel de mes besoins en art graphique (les logos par exemple mais aussi les photomontages)et [i]PdfCreator[/i] pour tout ce qui est document non éditable (propositions, plaquette, contrats)
[i]Cariboost [/i]pour génerer et gérer mes pages web.
Voila,[i] mon propos n'est pas de vous imposer ma façon de voir ou de faire [/i]mais d'ouvrir une tribune d'échange sur notre façon de nous organiser (métier par métier) et sur la meilleure façon de tirer partie de Gestan.
FaBb
les autres logiciels que tu utilises sont gratuits ? ?
galoun92
Hors Microsoft office (mais rien ne vous empêche d'utiliser Open office) et [i]évidement le logiciel de compta[/i], tous les autres logiciels sont téléchargeables gratuitement et, de surcroit, convivials et très complets pour l'usage que j'en fait.
C'est y pas beau çà ? 🔝
FaBb
connais tu un logiciel de planning du personnel ? ? Gratuit biensur et si possible que les données puissent servir pour les feuilles de paye
mourad
Bonjour,
Je démarre seulement ce jour l'utilisation de Gestan; votre expérience en tant que jardinier m'intéresse à plus d'un titre;
Tout d'abord je suis responsable du développement de notre enseigne, spécialisée dans le jardinage à domicile;
Mon activité (hormis de jardiner) est de développer notre réseau sur la France; nous sommes référencés auprès des principales banques, assurances et mutuelles du pays qui nous alimentent en clientèle; cela peut éventuellement vous intéresser
Pour un tel développement nous nous appuyons sur des jardiniers indépendants à qui nous apportons un flux d'affaires, certes, mais à qui nous souhaitons apporter un certain nombre de services en ligne efficaces et si possible gratuits (logiciels, outils de plannings collaboratifs, etc.)
Aussi je vous propose, si vous le souhaitez de me contacter pour discuter de ces thèmes
Cordialement
M. Kherouf
galoun92
Merci de votre message et de l'intérêt que vous portez à Gestan. :?:
Bravo pour le site, le business model, le référencement auprès des banques et mutuelles et tout et tout. 🔝
Mais tout cela est [i]a l'antipode mes préoccupations[/i]. L'âge m'ayant rendu prudent, voir myope : je me concentre désormais sur ce qui me nourrit : mes livres, mes amis, mes clients (ce sont un peu les mêmes), mon travail et mes outils.
Gestan en fait partie. il est simple, fait à ma main et remplit fidèlement son office. C'est à ce titre que j'en fait la promotion.
What else ?
mourad
Bonjour,
Je comprend et respecte tout à fait votre choix, tout à votre honneur.
Concernant votre utilisation de Gestan, pour ma part j'ai habitude de "vendre" à mes clients des forfaits (exemple 100h /an) avec possibilité de règlement à la demande (en 1/2 ou 3 fois ou par mensualité de façon à lisser le coût pour le client);
Donc je réalise des interventions de x heures chaque mois, mais je souhaite facturer toujours le même montant; avez vous déjà eu le cas ? comment vous y prenez vous dans cette situation ?
cordialement :happy:
galoun92
Je ne vois pas très bien où est le problème :?:
Le plus basique serait une facturation manuelle du montant considéré.
Plus sophistiqué mais plus sûr (parce que le montant de la prestation, son libellé et sa périodicité sont définis une fois pour toute à la signature du devis) : dans une famille de produit que vous avez appelé "prestation forfaitaires" vous créez un produit appelé "Durand" (votre client s'appelle Durand) au prix unitaire de devis/nombre d'annuités, avec un libellé du genre "prestation forfaitaire mensuelle/trimestrielle/semestrielle (au choix) suivant notre devis ref xxx-xx-xx du xx-xx-xxxx".
A chaque période vous ouvrez une facture, vous sélectionnez la bonne prestation, quantité 1 et le tour est joué.
Si en plus vous craignez de ne pas vous souvenir de facturer en temps et en heure (alzheimer quand tu nous guettes!) une action planifiée vous le rappellera.
C'est y pas simple ?
toofastt
Salut Galoun !
Je "déterre" (oui, je sais, pour un jardinier c'est pas très original...) un sujet de deux ans, mais le bulbe peut encore germer...
Enfin bref, bravo pour ton article, très détaillé.
Je trouve en revanche qu'il y a une erreur de logique dans la construction des projets/tâches/actions.
J'ai la même utilisation que toi du logiciel.
J'ai un devis qui tombe >
Je crée un projet
J'y associe un temps prévisionnel
Ensuite je mets une/des tâches
J'y associe à chaque intervention le temps consommé
Jusque là c'est génial
Sauf que :
Pour visualiser son planning (où vais-je aujourd'hui?), il faut en plus de créer une tâche en cours ajouter une action. Seule l'action en cours est visualisable dans le planning journalier.
Mais alors : pourquoi ne pas associer le temps consommé directement à l'action, lorsque le soir je passe l'action en "terminé"?
Je suis en pratique obligé le soir de clôturer l'action + en créer une autre + associer le temps à la tâche + mettre un détail de ce que j'ai réalisé (et là encore, est-ce que je mets un commentaire en détail de mon action ou en commentaire du temps consommé?
Je ne sais pas s'il y a une astuce et si je suis bien clair.... J'ai l'impression que tâche/action se ressemble, et que ce serait plus simple si soit les tâches en cours pouvaient s'afficher dans le planning soit les actions pouvaient comporter un temps consommé décomptable d'un projet.
Merci
http://www.aujardin.net
galoun92
Tiens cela fait bien 3 ou 4 mois que je n'avais pas fréquenté le forum et crac ! Y'a un message pour moi. C'est'y pas magique tout çà ?
Pour répondre à ta question, je n'utilise "actions" que comme "pense bête" dans le cadre d'actions planifiées. Par exemple j'ai un nouveau client en entretien annuel. Je planifie une action de type tonte avec une periodicité mensuelle et un traitement phyto tous les trois mois. L'action apparait sur mon planning au jour dit et, restera au planning tant que je ne l'aurai pas notée comme terminée (par exemple aujourd'hui il pleut, je le ferais peut être demain ou après-demain. Tant que je ne l'aurait pas fait elle restera au planning des choses à faire).
J'ajoute qu'une action n'est pas nécessairement associée à un projet ou à une tâche que l'on souhaite mesurer.
J'ai une action planifiée tous les 24 du mois qui s'appelle "faire déclaration de TVA" et une autre planifiée tous les trois mois et qui s'appelle "faire facturation trimestrielle"
Voila
Galoun
[url]http://www.sas-kerelaouen.com[/url]
toofastt
Bonjour !
Merci pour ta réponse fournie, j'en déduis que les actions sont liées au planning et les tâches au temps consommé.
Je pense donc faire comme tu dis, et réserver les projets/tâches aux chantiers qui durent afin de mesurer le gap "temps prévu" / "'temps passé".
Superbe ton site internet !!!
Alex
http://www.aujardin.net
galoun92
Rhoooo !!!! :?
C'est sympa, merci.
Au fait, je serais toi je jetterai un coup d'œil aux interventions. Elles n'apparaissent pas non plus dans le planning mais permettent de gérer les interventions ponctuelles (pas un projet) y compris en facturation grâce au fameux clic droit.
Personnellement si je suis appelé pour, mettons, débroussailler un sous-bois et que le chantier s'étends sur plusieurs plages horaires. Je crée pour chaque plage horaire une fiche d'intervention. Pour facturer il ne me suffit plus que de demander l'insertion automatique de mes interventions pour ce client donné et à la plage de date donnée. Le tour est joué !
